Notice relative à la transmission des documents

Dans le cadre de l’ouverture de son dossier, notre client a la possibilité de nous faire parvenir des documents sous la forme électronique.

Les documents transmis sont analysés par notre équipe, et il est important qu’ils nous arrivent classés au mieux pour nous permettre de gagner du temps et de nous concentrer sur notre mission.

Afin d’optimiser le traitement de son dossier, notre client doit respecter, dans la mesure du possible, les indications suivantes concernant la transmission de ces documents.

Les documents doivent être adressés à toutes les personnes en charge du dossier (associé + collaborateur).
La transmission doit se faire soit en un seul mail groupé sous format « zip » (ou autre) soit en utilisant les dispositifs qui sont mis à sa disposition par notre cabinet.
Les documents doivent toujours être intitulés clairement, par date, et classés par thème.

Notre client peut ainsi nous adresser des documents par email directement, ou bien en déposant directement ses documents sur une page dédiée que notre équipe lui transmet à l’ouverture de son dossier.

Dans tous les cas, les documents doivent nous arriver classés conformément à la présente charte et au tableau suivant :

Exemple du contenu d'un fichier ZIP contenant différents dossiers classés

(bien évidemment, l’ensemble de ces éléments ne sont pas systématiquement requis.)

Dossiers	Documents à classer
Contrat de travail	- Contrat de travail - Avenants - Document fixant les objectifs éventuels
Bulletins de paie	- 12 derniers bulletins de paie
Documents de rupture	En cas de licenciement : - lettre de convocation à entretien préalable - lettre de licenciement En cas de démission : - lettre de démission En cas de rupture conventionnelle : - CERFA de rupture conventionnelle En cas de licenciement économique : - lettre de licenciement - lettre proposant le CSP Documents de fin de contrat : - solde de tout compte, - attestation Pole Emploi - certificat de travail
Médical	- Arrêt maladie - Avis rendu par la médecine du travail - Certificat médical - Prescription médicale - Relevés d’IJSS CPAM/prévoyance
Discrimination / harcèlement etc.	Tout document portant sur le thème (courrier, e-mail, etc)
Documents afférents à la Société	- Règlement intérieur - Accord collectif…
Documents de la procédure (si elle est déjà engagée)	- Convocation à une audience - Requête / conclusions de chaque partie - Pièces et bordereaux de communication de pièces
Divers	- Autres documents qu’il est difficile de classer.

Plus le classement est précis et clair = plus le délai de livraison est réduit !