Droit du travail
Droit de la Sécurité Sociale

Tout savoir sur le contrôle URSSAF pour éviter les redressements

Votre entreprise ou vous-même faites l’objet d’un contrôle URSSAF ? Vous avez été notifié d’un contrôle à venir ?

Un contrôle peut facilement désorganiser la vie d’une entreprise et mettre en péril sa santé financière ou engendrer un certain stress si vous êtes personnellement concerné.

Il est ainsi indispensable d’adopter les bons réflexes pour limiter les risques de redressement ou avoir plus de chances d’obtenir gain de cause en cas de contentieux.

Notre équipe peut vous accompagner dans vos démarches, de la notification du contrôle au contentieux.

Dans cette chronique, nous vous expliquons tout sur le contrôle URSSAF et sur la manière dont nous pouvons vous aider.

Un contrôle URSSAF, qu’est-ce que c’est ?

Il s’agit d’une procédure par laquelle des agents de recouvrement de l’URSSAF vont procéder au contrôle d’une personne morale ou physique soumise à des cotisations ou à des déclarations sociales, que l’on appelle le « cotisant », afin de vérifier la bonne application de la règlementation en la matière.

Que vous soyez une personne morale (entreprise, association, comité social et économique…), son dirigeant ou encore entrepreneur individuel / travailleur indépendant, alors vous êtes cotisant, et pouvez donc faire l’objet d’un contrôle !

Pourquoi suis-je soumis à un contrôle URSSAF ?

Rassurez-vous, être soumis à un contrôle URSSAF, cela ne veut pas nécessairement dire que vous allez être redressé !

En effet, vous pouvez être soumis à un contrôle URSSAF pour plusieurs raisons différentes.

Tout d’abord, des sélections aléatoires sont faites parmi les dossiers des cotisants. La prescription étant de 3 ans en matière de droit de la sécurité sociale, votre dossier revient donc dans cette liste tous les 3 ans après le dernier contrôle.

Ensuite, des contrôles peuvent avoir été réalisés par d’autres administrations (comme par exemple l’administration fiscale) qui vont déclencher une information de l’URSSAF sur certains points relevés, qui devront être vérifiés par l’inspecteur. Il n’est pas rare, de ce fait, qu’un contrôle en déclenche un autre…

Plus rares, des dénonciations ou des informations laissant présumer aux agents de l’URSSAF qu’une structure ou une personne physique ne s’acquitte pas de ses obligations peuvent déclencher des contrôles.

Quelles sont les cotisations contrôlées ?

Le contrôle peut porter sur les cotisations de sécurité sociale et l’ensemble des charges recouvrées prévues par le code de la sécurité sociale (CGS/CRDS, versement mobilité, FNAL, etc.).

De même, les URSSAF sont habilitées à contrôler les cotisations d’assurance chômage et d’AGS, ou encore la contribution AGEFIPH.

A compter du mois de janvier 2022, les URSSAF seront enfin également habilitées à contrôler les cotisations de retraite AGIRC-ARRCO, la contribution à la formation professionnelle et la taxe d’apprentissage.

Quels sont les principaux points de contrôle lors d’un contrôle URSSAF ?

De multiples points de contrôle peuvent être vérifier dans le cadre d’un contrôle URSSAF.

D’expérience, nous pouvons lister quelques points majeurs qui sont le plus souvent relevés dans le cadre des contrôles auxquels nos clients ont pu faire face ces dernières années :

  • Les déclarations d’embauche des salariés et leurs délais ;
  • Les frais professionnels (notamment les indemnités kilométriques ou encore les déplacements professionnels, séminaires et autres séjours indiqués comme professionnels, les indemnités de panier ou indemnités de repas) ;
  • Les avantages en nature (attention à leur évaluation, surtout concernant le véhicule de fonction) ;
  • Les indemnités de départ (sont analysées les indemnités de licenciement ou de rupture conventionnelle, ainsi que les indemnités transactionnelles versées dans le prolongement d’une rupture) ;
  • Les situations permettant de bénéficier de l’exonération de certaines cotisations et contributions sociales (de type « Zones franches urbaines » ou « ZFU) ;
  • Les bons d’achat alloués par le CSE, dont le montant doit être strictement vérifié ;
  • Les réductions Fillon (les méthodes de calcul sont complexes et doivent être strictement respectées) ;
  • Le respect de la réglementation en matière de contrats collectifs protection sociale (mutuelle / prévoyance).

Existe-t-il différents types de contrôle URSSAF ?

Il existe plusieurs types d’actions de contrôle : soit le contrôle sur pièces, soit le contrôle sur place (aussi appelé contrôle comptable d’assiette).

Le contrôle sur pièces est réalisé par un agent dans les locaux de l’URSSAF et est destiné aux petites entreprises mais également aux travailleurs indépendants.

Le « traditionnel » contrôle sur place, quant à lui et sur lequel nous allons nous attarder, est matérialisé par la visite de l’agent de contrôle dans les locaux de l’entreprise. Ce contrôle est de loin le plus « connu » dans la mesure où il engendre de nombreuses interrogations liées, au-delà du contrôle en lui-même, aux droits et aux devoirs de chaque partie au contrôle.

Comment est-on informé de l’existence d’un contrôle sur place ?

Dans la majorité des cas, vous serez prévenu de l’engagement d’un contrôle URSSAF à votre égard et ce dans des délais strictement encadrés.

En effet, concernant la majorité des points de contrôle, le code de la sécurité sociale impose à l’URSSAF d’envoyer un avis de contrôle au cotisant au moins 15 jours avant la date de la première visite de l’agent (selon l’article R.243-59 du Code de la sécurité sociale, voire 30 jours selon la Charte du Cotisant contrôlé).

Cet avis informe l’entreprise des modalités de la visite :

  • date et heure de la première visite de vérification,
  • identité du ou des inspecteurs chargés du contrôle,
  • liste des documents et supports à préparer (cf. point n°7).

En revanche, dans certains cas, l’inspecteur du travail peut se présenter de manière inopinée et sans avoir préalablement notifié sa venue à l’entreprise. Il s’agit notamment des cas dans lesquels il est chargé de contrôler des points de réglementation en matière de travail dissimulé (non-déclaration de salariés en poste par exemple).

Est-il possible de refuser l’accès de l’inspecteur URSSAF aux locaux de mon entreprise ?

Non ! L’employeur a l’obligation de recevoir le ou les inspecteurs de l’URSSAF dans ses locaux et de fournir les éléments préalablement demandés.

Dans le cas contraire, l’employeur se rend auteur d’un obstacle à contrôle qui est sanctionnable (par des amendes qui peuvent coûter très cher, jusqu’à 7.500 euros par salarié dans la limite de 750.000 euros pour un employeur personne morale dans le cadre de la première infraction).

Comment se déroule le contrôle URSSAF ?

Dans le cadre d’un contrôle, l’inspecteur de l’URSSAF peut déclencher deux types d’actions.

Tout d’abord, il va pouvoir consulter des documents appartenant à l’entreprise (qui auront été préalablement demandés).

Dans ce cadre, la personne contrôlée doit mettre à sa disposition tous les documents qu’il aura demandés et permettre l’accès à tout support d’information nécessaire à la réalisation du contrôle.

De plus, le droit de communication permet aux agents de contrôle d’obtenir, de la part de tiers, tel que les établissements bancaires, sans que s’y oppose le secret professionnel, des documents et informations nécessaires pour accomplir leurs missions. (à condition que le cotisant en soit informé – Cass. Civ. 2ème 12 mars 2020 n°19-11399)

Les documents les plus fréquemment demandés sont les suivants :

  • Sociaux : les déclarations sociales nominatives, bulletins de paie, contrats de travail, bordereaux de cotisations, registre du personnel…
  • Comptables : bilans, grands livres comptables, balances comptables, justificatifs de frais professionnels…
  • Fiscaux : liasses fiscales, avis d’imposition, etc.
  • Juridiques : statuts des sociétés, jugements d’un conseil de prud’hommes, contrats ouvrant droit à des exonérations de cotisations (« ZFU »), etc.

La non-transmission des documents demandés peut engendrer un redressement par taxation forfaitaire, qui engendre l’application d’une formule standard par salarié et par an pour obtenir un montant de redressement.

C’est pour cette raison que les documents et pièces justificatifs des déclarations réalisées, du calcul et du paiement des cotisations et contributions sociales doivent être conservés suffisamment longtemps pour pouvoir être transmis en cas de demande de l’URSSAF. En principe, la durée de conservation est de 6 ans, et n’est pas limitée pour certains documents.

A noter : la Cour de cassation a précisé que, lors du contrôle, l’inspecteur URSSAF ne pouvait pas rechercher lui-même les documents dont il a besoin et procéder à leur saisie.

Ensuite, il va pouvoir auditionner les salariés de l’entreprise.

Toute personne rémunérée par l’entreprise ou qui y exerce une fonction utile (comptabilité, gestionnaire de paie, etc.) peut être entendue par l’agent chargé du contrôle ; celui-ci peut recueillir son nom, prénom, adresse, le niveau de sa rémunération, etc. Cette audition ne peut se dérouler que sur le lieu de travail.

L’employeur peut ne pas être convié à cette audition par l’inspecteur qui n’est pas obligé de le faire ; il peut tout à faire décider d’interroger les salariés hors de sa présence.

Enfin, il va effectuer un entretien de fin de contrôle

En cas de contrôle sur place, à l’issue de ses investigations, lorsque des observations avec ou sans redressement sont envisagées, l’agent de contrôle doit proposer un entretien au cotisant afin de lui présenter le résultat de ses analyses (sauf le cas du travail dissimulé qui fait l’objet de mesures et de règles particulières).

Comment l’inspecteur de l’URSSAF vérifie-t-il les informations que vous lui transmettez ?

Il existe deux principaux modes de vérification :

La vérification exhaustive

 Les documents se rapportant à toutes les années du contrôle sont analysés dans leur intégralité par l’agent chargé du contrôle.

La vérification par échantillonnage et extrapolation

 La vérification se limite à un échantillon représentatif de la population concernée et permet au contrôleur d’en extrapoler les résultats à l’ensemble de celle-ci. Ce dispositif suppose le respect d’une procédure spécifique pour que le contrôle ne soit pas entaché d’irrégularité et concerne, le plus souvent, les grandes entreprises.

Il s’agit de la méthode la plus utilisée en pratique car elle permet de réduire la durée du contrôle et d’alléger les contraintes de production de pièces, en termes de volume.

Combien de temps dure un contrôle URSSAF ?

La durée du contrôle.

Sauf situation de travail dissimulé, ou obstacle à contrôle notamment, pour les entreprises de moins de 10 salariés (effectif groupe), le contrôle ne peut pas s’étendre sur une période supérieure à 3 mois entre le début du contrôle et la date d’envoi de la lettre d’observations (cf. point n°12).

Cette durée de contrôle peut être prorogée une fois à la demande expresse du cotisant ou de l’Urssaf.

La période contrôlée.

Le contrôle est limité dans le temps par le délai de prescription des cotisations et contributions sociales qui est de 3 ans (5 ans en cas d’infraction de travail illégal).

Le contrôle peut porter, au maximum, sur les 3 dernières années civiles et sur l’année en cours. La période peut néanmoins être plus courte si l’URSSAF le décide.

Par qui pouvez-vous être assisté lors du contrôle ?

Pendant le contrôle, vous pouvez être assisté par le conseil de votre choix. Il est ainsi essentiel de vous faire assister, pendant cette période, de votre avocat.

L’inspecteur de l’URSSAF peut-il me demander l’accès à mon ordinateur ?

Oui ! L’agent chargé du contrôle peut, après en avoir informé le cotisant, procéder à des opérations de contrôle par la mise en œuvre de traitements automatisés en ayant recours au matériel informatique utilisé par ce dernier. (Article R.243-59-1 du Code du travail)

Une procédure particulière existe en cas de refus du cotisant, qui devra alors mettre à la disposition de l’agent l’ensemble des éléments demandés soit par écrit, soit en réalisant lui-même le traitement sollicité pour que l’URSSAF puisse obtenir les éléments requis.

L’issue du contrôle et la suite de la procédure

Parfois, la fin du contrôle n’appelle pas d’observations ni de redressement.

Il arrive même parfois que des crédits en faveur de la personne contrôlée soient détectés pendant le contrôle, ce qui engendrera un remboursement de la part de l’URSSAF.

La procédure de contrôle s’arrête ici.

En revanche, dès lors que des observations ou un redressement est envisagé, d’autres étapes sont prévues par les textes.

La lettre d’observations.

En revanche, si l’inspecteur constate des points d’écart avec la règlementation, il envoie au cotisant une lettre d’observations lui indiquant les potentiels chefs de redressements qui lui sont reprochés.

Une période contradictoire de 30 jours (pouvant être étendue à 60 jours sur demande du cotisant ou sur décision de l’agent chargé du contrôle) s’ouvre alors, permettant aux parties d’échanger sur les manquements reprochés.

Pendant cette période, il est indispensable de vous faire assister par votre avocat. En effet, nombreux sont les points litigieux qui sont évacués dès cette première étape. Notre équipe vous aide à structurer vos réponses aux observations.

L’assistance d’un professionnel est également indispensable dans la mesure où, dès cette étape, de nombreuses irrégularités de forme et de fond peuvent être soulevées pour tenter d’obtenir l’annulation d’un éventuel redressement.

La mise en demeure.

A l’issue de la période contradictoire, si un redressement est envisagé et si les arguments du cotisant n’ont pas convaincu, l’agent chargé du contrôle lui notifie une mise en demeure.

Après la réception de la mise en demeure, plusieurs situations sont possibles :

  • Soit le cotisant s’acquitte de sa dette, dans le délai d’un mois. Cette solution peut toujours être opportune, même en cas de contestation, pour stopper le cours des intérêts de retard, majorations et des pénalités ;
  • Soit le cotisant conteste la mise en demeure, auquel cas il doit le faire devant la Commission de Recours Amiable (la « CRA ») dans un délai de deux mois à compter de la notification de la mise en demeure. Là encore, l’aide d’un avocat sera plus que nécessaire dès lors que la contestation doit être motivée par des arguments en fait et en droit ; (Article R142-1 du Code de la sécurité sociale)
  • Soit le cotisant négocie une transaction. Une transaction est possible avec l’URSSAF sur tous les sujets à l’exception de sujets de travail dissimulé. Une transaction n’est néanmoins pas de droit et il est nécessaire d’obtenir l’accord du Directeur de l’URSSAF pour entrer en voie de discussions. L’aide d’un avocat s’avère indispensable dans ce contexte.

La procédure devant le tribunal judiciaire.

Lorsque le cotisant n’a pas gain de cause devant la « CRA », alors, il doit engager une action judiciaire devant le tribunal judiciaire (ancien « tribunal des affaires de sécurité sociale » ou « TASS »).

Le rôle de l’avocat est encore plus important pendant cette phase qui dure plusieurs mois, voire plusieurs années, et qui nécessite de développer tous les arguments juridiques possibles pour pouvoir tenter d’obtenir l’annulation ou la diminution du montant du redressement.

Un appel devant la Cour d’appel pourra suivre, selon l’issue du dossier.

La contrainte.

En cas de redressement, l’URSSAF dispose de plusieurs moyens pour recouvrer les sommes qu’elle estime lui être dues.

Après une mise en demeure restée sans effet, le plus souvent, elle utilise la voie de la contrainte, par voie d’huissier de justice ou par notification directe.

Il est alors nécessaire de formuler une « opposition » à contrainte pour s’opposer aux mesures de recouvrement réalisées par l’URSSAF, surtout si vous avez engagé une procédure de contestation du redressement concerné.

L’enjeu est double ici puisque :

  • D’une part, il est nécessaire de bien connaître les subtilités du droit de la sécurité sociale et de la procédure pour soulever les bons arguments afin de s’opposer à cette contrainte (en termes de délais et de forme notamment – l’opposition à contrainte doit notamment être motivée pour être considérée comme recevable et pouvoir être étudiée par le juge Civ. 2ème 7 mai 2015 n°14-16.680),
  • D’autre part, le délai pour faire « opposition » à la contrainte est seulement de 15 jours, il faut donc être extrêmement réactif.

Dans ces situations d’urgence, nous accompagnons nos clients pour nous assurer que la procédure est bien respectée. Contactez-nous.

Attention ! Le fait d’avoir engagé un recours devant la CRA ou devant le Tribunal judiciaire n’interdit pas à l’URSSAF de procéder aux voies de recouvrement, via une contrainte. Il n’est pas rare en pratique de devoir faire opposition à une contrainte en parallèle d’une action judiciaire déjà engagée, et ainsi d’avoir plusieurs affaires en cours pour le même redressement.

Les droits des cotisants

Les cotisations ont de nombreux droits, à tous les stades de la procédure de contrôle. Sans prétendre à l’exhaustivité, voici quelques exemples de droits et de procédures favorables au cotisant dans le cadre desquels nous assistons nos clients.

La Charte du cotisant contrôlé.

Cette Charte présente à la personne contrôlée la procédure de contrôle et ses droits.

Depuis le 1er janvier 2017, les dispositions contenues dans cette Charte sont opposables à l’URSSAF. Concrètement, cela signifie que si l’URSSAF n’a pas respecté les règles qu’elle y a elle-même indiquées, alors, un redressement peut bénéficier d’une annulation.

L’opposabilité d’un précédent contrôle (décision implicite).

A l’exception du travail dissimulé, le cotisant peut faire valoir une décision implicite prise par l’URSSAF lors d’un précédent contrôle, pour tenter d’obtenir l’annulation d’un redressement qui lui est notifié.

Il s’agira, très succinctement, de démontrer qu’un contrôle a déjà été opéré par la même URSSAF, sur la même entreprise ou le même établissement, et n’avait pas donné lieu à observations alors que lui étaient exposées les mêmes pratiques du cotisant et la même situation juridique. (Article R.243-59-7 du Code de la Sécurité sociale)

Le rescrit social.

Cette procédure permet au cotisant d’interroger l’URSSAF sur l’application d’une réglementation et d’obtenir, dans un délai déterminé, une réponse explicite sur sa situation ou sa pratique.

L’organisme doit notifier sa décision dans un délai de 3 mois à compter du jour où le dossier est complet. Ce délai expiré, le cotisant peut considérer sa position comme validée et il ne pourra faire l’objet d’un redressement fondé sur le point visé par la saisine entre la date où le délai a expiré et la date de notification de la réponse explicite.

Lorsque la décision explicite a été prise, elle est opposable pour l’avenir à l’organisme tant que la situation de faits exposée dans la demande ou la législation en cause n’ont pas été modifiées.

Remarque : Dès que l’employeur a reçu l’avis de contrôle, il ne peut plus interroger l’organisme du recouvrement dans le cadre de la procédure de rescrit social. Il convient donc d’anticiper en cas d’interrogations sur un sujet URSSAF et consulter votre avocat afin qu’il vous guide sur l’opportunité, ou non, de faire un rescrit.

Si la demande porte sur une application spécifique de la législation à une branche professionnelle, l’Acoss doit répondre dans un délai de 4 mois à compter de la réception de la demande complète. Toute entreprise de la branche peut s’en prévaloir.

Le droit à l’erreur.

Le droit à l’erreur permet au cotisant de régulariser une erreur commise dans une déclaration à l’administration sans être sanctionné.

Pour ce faire, le cotisant doit respecter les 3 conditions cumulatives suivantes :

  • Ignorer une règle ou faire une erreur pour la 1èrefois ;
  • Régulariser sa situation de sa propre initiative ou à la demande de l’administration dans le délai indiqué ;
  • Être de bonne foi. C’est à l’administration d’établir la mauvaise foi.

Attention, le droit à l’erreur n’est pas applicable dans toutes les situations et pour toutes les erreurs. Il peut être utile de se rapprocher de notre équipe si vous souhaitez approfondir ce point.

Le droit de bénéficier d’un contrôle sur demande.

Tout cotisant peut demander à faire l’objet d’un contrôle de la part de l’URSSAF dont il relève. (Article L.124-1 du Code des relations entre le public et l’administration)

Si des erreurs sont constatées en cours de contrôle, elles ne seront pas assorties de sanctions financières lorsque les conditions pour bénéficier du droit à l’erreur sont réunies.

Les observations résultant de contrôle sur demande seront opposables à l’URSSAF.

Nos conseils pour que votre contrôle se déroule le mieux possible

Notre conseil : anticipez ! Nous l’avons vu, un contrôle URSSAF peut être non seulement chronophage mais également exposer financièrement une personne morale ou physique.

C’est pour cela qu’il est indispensable d’anticiper et de faire en sorte, via des audits par exemple, d’analyser votre situation afin de vérifier que les points de contrôle les plus récurrents sont maîtrisés et conformes à la règlementation.

Dans ce cadre, nous travaillons en partenariat avec des spécialistes du contrôle URSSAF (anciens inspecteurs du recouvrement) avec lesquels nous menons des audits complets et des contrôles blancs, pour vous permettre d’anticiper et de régulariser, le cas échéant, certaines pratiques qui seraient sujettes à redressement en cas de contrôle.

N’hésitez pas à nous contacter !