Comment mettre en place le télétravail dans votre entreprise

Avec le confinement imposé par le Gouvernement lors de la première vague de Covid-19, le télétravail s’est retrouvé, d’un jour au lendemain, le seul mode d’organisation possible pour permettre une activité tout en limitant les déplacements et les interactions sur le lieu de travail.

La fin du confinement et le retour au bureau devaient mettre fin à ce télétravail imposé.

Pour autant, de nombreux salariés et entreprises ont pu trouver un intérêt à conserver ce mode d’organisation du travail et ont souhaité maintenir un travail hybride, alliant jours de télétravail et jours de présence sur site.

Quelques données chiffrées illustrent l’essor du télétravail sur les 2 dernières années :

  • En janvier 2021, 27 % des salariés pratiquaient le télétravail contre 4 % en 2019*;
  • 30 % des télétravailleurs le pratiquaient de manière régulière (soit entre 1 à 4 jours par semaine en janvier 2021)*;
  • Le télétravail est plus fréquent chez les cadres (58 %) ;
  • Le télétravail est beaucoup plus répandu en Ile-de-France (56% des salariés habitant Paris, 36% habitant le reste de l’Ile-de-France contre 10% des salariés habitant dans les DOM et communes peu denses).

Plébiscité par les salariés, la question du télétravail est régulièrement posée lors des entretiens d’embauche.

Pour autant, le télétravail n’est pas sans risque à plusieurs niveaux : temps de travail allongé, risque d’isolement, droit à la déconnexion oublié, problèmes de connexion, mauvaises conditions de travail chez soi, etc.

Quelques précautions sont donc de mise pour encadrer le télétravail et limiter les risques.

1. Définition et règlementation applicable

Aujourd’hui, le télétravail est encadré par 3 textes qui se superposent :

Le télétravail est défini par l’article L. 1222-9 du Code du travail comme : « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant des technologies de l’information et de la communication ».

C‘est seulement au regard de ces critères que le télétravail pourra être caractérisé.

2. La mise en place du télétravail

L’article L.1222-9 du Code du travail prévoit 3 modes d’introduction du télétravail dans l’entreprise :

  • un accord collectif de branche, d'entreprise, d'établissement, de groupe ;
  • à défaut, une charte élaborée par l'employeur après avis du comité social économique, s'il existe ;
  • un accord écrit entre chaque salarié concerné et l'employeur.

Il existe des subtilités selon que l’entreprise est dotée de délégués syndicaux, ou non. N’hésitez pas à faire appel au Cabinet pour vous accompagner sur ces questions.

Toujours selon l’article L.1222-9 du Code du travail, l’accord collectif ou la charte doit prévoir :

  • les conditions de passage en télétravail, en particulier, en cas d'épisode de pollution mentionné à l'article L. 223-1 du code de l'environnement ;
  • les conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail (clause d'adaptation et de réversibilité) ;
  • les modalités d'acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail ;
  • les modalités de contrôle du temps de travail ou de régulation de la charge de travail ;
  • la détermination des plages horaires durant lesquelles l'employeur peut habituellement contacter le salarié en télétravail ;
  • les modalités d'accès des travailleurs handicapés à une organisation en télétravail en application des mesures prévues à l'article L. 5213-6 du Code du travail et des salariées enceintes.

A noter :  L’accord collectif ou la charte se substitue aux clauses contraires ou incompatibles des contrats de travail signés avant le 24 septembre 2017. Le salarié concerné peut refuser cette substitution en informant son employeur dans le mois suivant la date de la communication dans l’entreprise de l’accord ou de la charte. Il est conseillé de rappeler cette possibilité dans le document.

3. Le télétravail est-il un droit pour le salarié ?

Face à l’émergence de cette question, l’ANI du 26 novembre 2020 est venu remplacer les articles 2 et 3 de l’ANI du 19 juillet 2005 : selon ces dispositions, le télétravail revêt un caractère volontaire pour le salarié et pour l’employeur.

Cela ne permet pas pour autant au salarié d’exiger le télétravail ou à l’employeur de le refuser en bloc.

Ainsi, si le télétravail n’est pas un droit, il n’en reste pas moins que si une demande de passage en télétravail émane d'un salarié occupant un poste éligible au télétravail dans les conditions prévues par l'accord collectif ou la charte, l'employeur devra motiver sa réponse en cas de refus. Il en est de même, en l'absence d'accord collectif ou de charte, lorsque cette demande émane d'un travailleur handicapé ou d'un proche aidant.

Il convient d’être particulièrement vigilant lors de la rédaction de l’accord collectif ou de la charte pour encadrer les conditions d’accès au télétravail. N’hésitez pas à faire appel au Cabinet pour vous accompagner sur ces questions.

Il arrive même qu’en l’absence d’accord écrit, les juges caractérisent une situation de télétravail obligatoire, « contractualisé », qui empêche l’employeur de modifier l’organisation du salarié (Cour d'appel d'Orléans, 7 décembre 2021, n° 19-01258).

Dans tous les cas, le refus par le salarié d'un poste de télétravailleur n'est pas un motif de rupture du contrat de travail.

4. Les avantages sociaux des télétravailleurs

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits que ses collègues travaillant sur site.

Dans ces conditions, il ne doit pas être fait de différence concernant les droits accordés aux télétravailleurs sur cette seule raison.

Cette question est néanmoins régulièrement débattue devant les juridictions et donnent lieu à des décisions que nous rappelons ici.

  • Prise en charge des frais liés au télétravail

C’est sur cette question que les contentieux se cristallisent le plus souvent.

Même si la loi ne prévoit pas la prise en charge des coûts découlant directement de l'exercice du télétravail (abonnements, communications, etc.), l'employeur doit en principe prendre en charge ces frais en raison de l'obligation de prise en charge des frais professionnels supportés pour le compte de l’entreprise, dans le cadre de l’exécution de ses fonctions.

De même, l'article 7 de l'ANI de 2005 prévoit que l'employeur prend en charge, dans tous les cas, les coûts directement engendrés par le télétravail, en particulier ceux liés aux communications.

L'article 3.1.5 de l'ANI de 2020 indique que l'entreprise doit prendre en charge les dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de l'entreprise, après validation de l'employeur.

L’employeur doit donc prendre en charge les frais professionnels occasionnés par le télétravail : soit sous forme d’un remboursement au réel, sur production de justificatifs de frais, soit par versement d’une allocation forfaitaire.

Afin de faciliter la gestion des frais liés au télétravail, l’URSSAF admet, à titre dérogatoire, la possibilité de verser une allocation forfaitaire fixée en fonction du nombre de jours de télétravail :

  • 10 euros par mois pour un jour de télétravail hebdomadaire dans la limite de 50 euros par mois (BOSS-FP-1810) ;
  • ou 2,50 euros par jour, dans la limite de 55 euros par mois.

Tous les salariés en télétravail ont droit à la même indemnité destinée à compenser les frais liés au télétravail, sans qu'il y ait à distinguer entre les télétravailleurs réguliers et ceux placés en télétravail du fait de circonstances exceptionnelles (TJ Paris 28-9-2021 n° 21/06097).

A noter : La Cour de cassation estime aussi que si le salarié accède à la demande de l'employeur de travailler à son domicile, celui-ci doit l'indemniser de la sujétion constituée par l'utilisation d'une partie de son domicile pour les besoins de son activité professionnelle et prendre en charge les frais engendrés par cette utilisation (Cass. soc. 7 avril 2010 n° 08-44.865 ; Cass. soc. 14 septembre 2016 n° 14-21.893).

  • Quid des frais de transport ?

L’employeur a l’obligation de prendre en charge au moins 50% des frais d’abonnement aux transports en commun pour se rendre au travail.

En application de l’obligation d’égalité, l’employeur doit prendre en charge dans les mêmes proportions les frais d’abonnement des salariés en télétravail pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail dès lors que le télétravail s'effectue par alternance, sans réduction en fonction des jours en télétravail (QR min. trav. mis à jour le 24 janvier 2022).

À l'inverse, si le salarié est placé en télétravail à domicile « en continu » sur le mois ou la semaine, l'employeur n'est pas tenu à cette obligation, dès lors que le salarié n'a eu à effectuer aucun trajet entre son domicile et son lieu de travail au moyen de son abonnement de transports durant la période considérée.

Les tribunaux considèrent d’ailleurs que l’instauration d’un critère d'éloignement géographique entre la résidence habituelle et le lieu de travail des salariés dans l'objectif de refuser le remboursement des frais de transport en commun des salariés, qui n’est prévue par aucun texte, constitue une inégalité de traitement (TJ Paris 05 juillet 2022 – 22/04735).

  • Quid des chèques-vacances et des titres-restaurant ?

Le télétravailleur bénéficie également des chèques-vacances ou des titres-restaurant (QR min. trav. mis à jour le 24 janvier 2022 ; Doc. Urssaf au 4-1-2022).

Même si les tribunaux[2] ont pu rendre des décisions partagées, il nous semble que la question des titres-restaurant ne souffre pas d’exception dès lors que les télétravailleurs sont placés dans la même situation.

5. Les conditions de travail et la protection du télétravailleur

Le télétravailleur est un salarié de l’entreprise qui travaille à son domicile. Dans ces conditions, l’employeur reste tenu de protéger sa santé et sa sécurité de la même manière que les autres salariés sur site.

L’ANI du 26 novembre 2020 nuance toutefois le principe de l’application des dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité : « il doit être tenu compte du fait que l’employeur ne peut avoir une complète maîtrise du lieu dans lequel s’exerce le télétravail et de l’environnement qui relève de la sphère privée ». Ainsi, « le télétravail peut faire l’objet d’une évaluation des risques professionnels adaptée. ».

Pour autant, plusieurs situations peuvent poser des difficultés quant à la gestion des télétravailleurs en raison de ce lien étriqué avec la communauté de travail.

Le télétravail fait notamment naître la nécessité d’une vigilance accrue de l’employeur relative aux risques psychosociaux du fait notamment d’un sentiment d’isolement, de la difficulté à scinder vie personnelle / vie professionnelle, de la « sur-connexion » numérique, d’objectifs mal dimensionnés ou d’un contrôle de l’activité plus difficile.

Formation des collaborateurs en télétravail et de leurs managers, et formalités préalables au télétravail (parc et sécurité informatiques / assurance / ergonomie du lieu de travail au domicile, etc.), tout doit être bien pensé et encadré afin que le télétravail se passe au mieux.

L’employeur doit aussi prendre les mesures nécessaires pour contrôler la durée du travail des télétravailleurs. Il est d’ailleurs tenu d'organiser un entretien annuel portant notamment sur les conditions d'activité du télétravailleur et sa charge de travail.

Package de documentation spécial « télétravail »

Rédaction de votre accord collectif ou de votre charte, préparation d’un guide du télétravailleur, nous avons travaillé un package de documentation spécial « télétravail » à l’attention de nos clients. N’hésitez pas à faire appel au Cabinet pour vous accompagner sur ces questions.

6. Le télétravail à l’étranger : un sujet plus que jamais d’actualité

L’essor du télétravail a également conduit certains salariés à solliciter la possibilité de télétravailler à l’étranger.

A priori, aucune disposition légale ne l’interdit.

Pourtant, en pratique, l’attention à porter à cette question ne doit pas être minimisée puisque de nombreuses conséquences sociales, fiscales et de protection sociale en découlent.

Pour précisions, au sein de l’Union européenne, tout salarié qui exerce son activité sur le territoire d’un Etat membre ou qui exerce dans l’Etat de résidence au moins 25% de son temps de travail par mois est soumis exclusivement à la législation sociale de cet Etat. Hors Union européenne, il existe des conventions bilatérales entre pays qui fixent les règles de sécurité sociale applicables entre celles du pays d’origine et celles du pays du travail à l’étranger.

La loi du contrat de travail applicable elle-même peut être impactée car, sauf accord entre les Parties, la loi applicable peut être celle du pays où le salarié accomplit habituellement son travail.

Enfin, concernant les règles fiscales, les législations du pays d’accueil peuvent également imposer que les revenus générés par l’activité exercée par le télétravail dans le pays d’accueil soient soumis à l’impôt de celui-ci.

Le télétravail, sous son apparente simplicité, reste un sujet aux implications sociales et juridiques fortes qui ne doivent pas être négligées.

[1] Ses dispositions sont obligatoires pour tous les employeurs relevant d'une fédération adhérente aux 3 organisations patronales signataires de l'accord interprofessionnel (Medef, CGPME et UPA).

[2] Selon le tribunal judiciaire de Paris les télétravailleurs ont droit aux titres-restaurant pour chaque jour travaillé durant lequel le repas est compris dans leur horaire de travail journalier (TJ Paris 30-3-2021 n° 20/09805). Selon le tribunal judiciaire de Nanterre, à défaut de surcoût lié à sa restauration hors de son domicile, le télétravailleur à domicile n'est pas dans une situation comparable à celle du salarié travaillant sur site sans restaurant d'entreprise et n'a pas droit, comme ce dernier, à des titres-restaurant (TJ Nanterre 10-3-2021 n° 20/09616).