Votre cabinet en droit du travail
et de la sécurité sociale.
Votre cabinet en droit du travail
et de la sécurité sociale.
Les entretiens professionnels peuvent soulever de nombreuses interrogations aussi bien pour les salariés que pour les employeurs.
Quelles sont les obligations de l’employeur à cet égard ? Quelles sont les modalités de réalisation de ces entretiens ?
Nous faisons le point dans cet article.
L’entretien professionnel a pour objectif d’assurer l’adaptation des salariés à leur poste de travail ainsi que de les accompagner sur leurs perspectives d’évolution professionnelle, notamment en termes de qualifications et d’emploi.
Il permet également d’informer le salarié sur les formations dont il pourrait bénéficier, l’activation de son compte personnel de formation, la validation des acquis de l’expérience ou encore sur la possibilité de recourir aux services d’un conseil en évolution professionnelle. Ces thèmes obligatoires sont prévus à l’article L.6315-1 du Code du travail.
Attention ! l’entretien professionnel n’a pas pour objectif d’évaluer le salarié sur ses compétences. Il se distingue, en cela, de l’entretien annuel d’évaluation. (Cass. Soc., 6 juillet 2016, n°15-18.419)
L’entretien professionnel est effectivement obligatoire ; il est prévu par l’article L.6315-1 du Code du travail.
Il doit être mis en place par tous les employeurs quel que soit leur effectif, quelle que soit leur forme juridique, dès l’embauche du premier salarié.
Le salarié doit en bénéficier tous les deux ans à partir de la date d’entrée dans l’entreprise.
L’entretien professionnel doit être aussi systématiquement proposé au salarié qui reprend une activité après une période d’absence significative, notamment à l’issue d’un arrêt longue maladie, d’un congé de maternité ou d’adoption, d’un congé parental d’éducation, d’un congé de proche aidant, d’un congé sabbatique ou encore d’une période d’activité à temps partiel. (Article L.6315-1 du Code du travail)
Dès leur embauche, les salariés doivent être informés de l’organisation d’un entretien professionnel tous les deux ans. L’information peut figurer dans le contrat de travail, dans une lettre d’accompagnement au contrat ou la promesse d’embauche, ou encore être prévue par une politique interne de l’entreprise.
Comme vu précédemment, l’entretien professionnel doit avoir lieu tous les deux ans.
Tous les six ans, un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié, que l’on appelle « l’entretien bilan », doit également être réalisé en complément de l’entretien professionnel « classique ».
En plus des items vus dans le cadre de l’entretien professionnel, l’entretien bilan :
La forme n’est pas prévue par les textes qui laissent une appréciation assez libre de ce qui doit être fait par les employeurs.
Il est toutefois recommandé à l’employeur de convoquer le salarié à l’avance afin que ce dernier puisse s’y préparer et que l’entretien soit mené de la manière la plus constructive possible, en adressant au collaborateur un formulaire à remplir avec l’ensemble des thèmes à discuter.
L’entretien est généralement organisé pendant les heures de travail.
Il peut en revanche être réalisé sous forme de visioconférence, à condition qu’il respecte les conditions prévues à l’article L.6315-1 du Code du travail et ainsi qu’il donne lieu à la rédaction d’un document dont une copie est remise au salarié. (Questions-réponses du ministère du Travail du 30 septembre 2022)
L’entretien professionnel doit obligatoirement faire l’objet d’un compte rendu dont une copie est remise au salarié. (Article L.6315-1 du Code du travail)
En plus d’être obligatoire, le compte rendu est par ailleurs indispensable car il permet notamment de démontrer que l’employeur a correctement organisé l’entretien au titre de son obligation légale.
Encore une fois, aucune précision n’est donnée quant à la forme que doit prendre ce dernier, néanmoins il semble nécessaire d’indiquer au minimum la date et le motif de l’entretien, le poste occupé par le salarié, l’historique des deux dernières années explicitant les actions de formations dispensées ou encore d’indiquer les décisions prises sur l’évolution professionnelle du salarié. De plus, il est recommandé de préciser que les points obligatoires tels que les informations sur le compte professionnel de formation ou la VAE ont bien été abordées. (CA Paris, 9 février 2023, n°19/08921)
Tous les six ans, le compte rendu d’entretien doit également contenir un certain nombre d’informations complémentaires pour que l’employeur puisse démontrer le respect de ses obligations : les dates des derniers entretiens, les certifications acquises, les dernières formations suivies ou encore l’évolution professionnelle connue par le salarié au cours des six dernières années.
Si l’entretien professionnel est à distinguer de l’entretien annuel d’évaluation, la Cour de cassation est venue préciser que ces deux entretiens pouvaient se tenir le même jour à la condition que les sujets abordés ne se confondent pas. Ainsi, des questions d’évaluation ne doivent pas être évoquées lors de l’entretien professionnel. (Cass. Soc., 5 juillet 2023, n°21-24.122)
En conséquence, les comptes rendus doivent être nécessairement distincts ; il est d’ailleurs conseillé d’utiliser des formulaires différents et signés séparément afin de limiter les risques de contestation.
L’employeur doit informer et consulter le CSE sur la mise en œuvre de l’entretien professionnel (article L.2312-8 du Code du travail). L’employeur doit détailler les modalités d’organisation des entretiens et les actions mises en place pour ce dispositif.
Il est nécessaire de transmettre chaque année au CSE les informations sur la mise en œuvre des entretiens professionnels et de l’état des lieux récapitulatif qui se tient tous les six ans (article L.2312-26 du Code du travail).
En l’absence d’organisation de l’entretien professionnel, l’employeur s’expose à deux types de sanctions :
A titre d’exemple, un employeur a été condamné à 5.000 euros de dommages et intérêts pour ne pas avoir organisé d’entretiens professionnels à une salariée et ce, pendant 13 ans. Les dommages et intérêts viennent alors réparer la perte de chance sérieuse d’évolution favorable de la situation professionnelle de la salariée. (CA Lyon, 5 décembre 2019, n°17/08426 ; CA Bordeaux, 27 juillet 2023 n°21/00835)
Cette sanction est une pénalité financière prévue par le Code du travail (article L.6323-13) en dehors de tout contentieux. Elle est en principe automatique de sorte que dès que l’employeur ne s’est pas conformé à ses obligations, il doit en principe réaliser l’abondement dit « correctif » de sa propre initiative.
Et en pratique ? Pour ce faire, l’employeur doit adresser à la Caisse des dépôts et consignations toutes les informations nécessaires à l’abondement (montant, nom du salarié bénéficiaire, données permettant son identification) et informer le salarié du versement qui sera crédité sur son compte dès réception de la somme. (Questions / Réponses du ministère du Travail du 30 septembre 2022)
Si l’employeur ne procède pas au versement ou en cas de versement insuffisant, il peut être mis en demeure d’y procéder par l’administration, dans le respect d’une procédure contradictoire. A défaut, ce dernier devra verser au Trésor public un montant équivalent à l’insuffisance constatée, majorée de 100%.
L’employeur, afin d’échapper à cette sanction, doit être en mesure de justifier que le salarié a bénéficié des trois entretiens professionnels et de l’entretien bilan sur une période de six ans, d’au moins une formation autre qu’une formation obligatoire au cours des six dernières années et d’une progression salariale ou professionnelle.
A titre d’exemple, en 2022, la Cour d’appel de Dijon a rejeté la demande du salarié tendant à la condamnation de l’employeur à un abondement de son CPF dès lors qu’il avait suivi plusieurs actions de formation et avait également bénéficié d’une augmentation de salaire au titre des dispositions antérieures (CA Dijon, 3 mars 2022, n°20/00115 ; CA Paris, 2 décembre 2020, n°18/05343).