Votre cabinet en droit du travail
et de la sécurité sociale.
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L'« onboarding » en entreprise, également connu sous le nom d'intégration des nouveaux collaborateurs, est un processus crucial qui vise à accueillir, former et intégrer efficacement de nouveaux employés au sein de l'entreprise.
Démarche non-obligatoire, les employeurs savent pourtant toute l'importance de mettre en place une politique d'onboarding solide et efficace pour accueillir au mieux le salarié dans l’entreprise.
Celle-ci pèse à la fois sur le recrutement et sur la réussite de l’embauche, et fait partie des outils permettant de réduire le turn-over et limiter les ruptures de périodes d’essai justifiées par les difficultés d’intégration du salarié dans l’équipe.
Et pourtant de telles pratiques ne sont pas encore intégrées dans toutes les entreprises : en 2019, il résultait d’une étude réalisée sur Cadremploi que seuls 46% des candidats estimaient avoir bénéficié d’un véritable parcours d’intégration à leur embauche.
Une politique d’onboarding efficace permet aux nouveaux salariés de mieux comprendre leur rôle et de s'intégrer rapidement, ce qui réduit le taux de rotation du personnel.
Une politique d'onboarding solide peut permettre de réduire le taux de rotation du personnel de 30 % à 10 % la première année.
La productivité des salariés nouvellement intégrés avec onboarding est sans commune mesure avec celle des salariés intégrés sans.
Ils font en effet preuve d’une augmentation significative de la productivité dès les premiers mois au contraire d’un collaborateur qui ne bénéficie pas d’un processus d’onboarding clair, lequel met en moyenne entre 6 et 8 mois à se former aux nouvelles pratiques et à prendre ses repères dans son nouvel environnement !!
Le nouveau collaborateur sera ainsi autonome plus rapidement et certainement plus efficacement que s’il avait été intégré sans processus particulier.
De la même manière, le fait d’être intégré avec les bons outils permet à un collaborateur de mieux connaître ses interlocuteurs plus rapidement et d’arriver à travailler avec eux de manière plus efficace, plus vite !
En moyenne, 90 % des employés nouvellement embauchés se sentent satisfaits de leur expérience d'onboarding, ce qui a un impact positif sur leur engagement et leur confiance en l’entreprise qu’ils viennent d’intégrer.
Cela permet également aux salariés d’avoir une meilleure image de l’entreprise, quelle que soit leur décision ultérieure de rester, ou non, dans les effectifs.
Dans un contexte où les réseaux sociaux peuvent faire et défaire une réputation, une telle politique peut avoir un véritable impact sur les candidatures qui sont déposées, ou non. Permettre aux salariés de témoigner de la qualité de politique RH au stade du recrutement peut être un atout non négligeable pour rendre réelles et concrètes les actions menées en parallèle pour mettre en avant la « marque employeur ».
Le besoin de cohérence est fort entre ce qui est montré de l’entreprise en période de recrutement (et dans sa communication à l’extérieur) et ce qui est effectivement mis en œuvre en interne.
Une politique efficace d’onboarding sera concentrée sur les actions à mettre en œuvre en vue de la cohérence d’ensemble.
Un bon onboarding permet aussi de mettre en place les process utiles visant à réduire des risques de non-conformité.
Selon l’activité de l’entreprise, il est parfois nécessaire voire obligatoire de s’assurer d’un certain nombre de formalités et de justificatifs avant le recrutement. Que ce soient des formalités RH (type déclaration préalable à l’embauche), des diplômes, des autorisations d’exercice de telles ou telles activités, des qualifications ou encore des antécédents (extrait du casier judiciaire), les points de vérifications peuvent être nombreux et il est prudent d’avoir préétabli un process approprié.
Les vérifications en matière de formation et les informations à donner en matière de santé et de sécurité peuvent également être intégrées au processus pour n’oublier aucun salarié.
Afin d’associer les talents et mettre en avant la marque employeur, la politique d’onboarding va pouvoir contenir des éléments RH et des éléments « culturels ».
Il existe pléthore d’exemples d'entreprises célèbres qui ont réussi à intégrer la culture d'entreprise dans leur onboarding ; ces entreprises ont toutes en commun d’avoir créé une culture d'entreprise unique et intégré leurs valeurs dès le processus de recrutement et d'onboarding. Sans être le seul facteur, cela a probablement contribué à leur succès et c’est un aspect à ne pas négliger.
Une embauche ou un onboarding mal maîtrisés engendrent des coûts inhérents au temps et aux ressources monopolisés pour repérer le candidat et l’intégrer à l’entreprise. L’un des enjeux inhérents à une bonne politique d’onboarding est aussi de pouvoir limiter ces coûts ou, à tout le moins, de faire en sorte qu’ils soient maîtrisés.
Le département des ressources humaines sera nécessairement intégré dans le processus d'onboarding, de même que les managers. En effet, ces derniers ont un véritable rôle à jouer dans le process dès lors qu’ils seront aux commandes une fois le recrutement terminé et le salarié entré en poste.
Leur vision globale de l’intégration des collaborateurs leur permettra de mieux planifier, coordonner et faire le suivi du recrutement à l’arrivée du collaborateur dans les équipes.
Bien évidemment, faire appel à un avocat ou à un conseil juridique reste aussi une valeur sûre pour permettre de vérifier que tous les aspects d’ordre légal ont été vus, et les écueils évités (comme par exemple les risques de discrimination, lesquels sont prégnants dès la prise de contact avec un candidat).
La première étape est bien entendu celle de l'analyse des besoins, pour mettre en avance les données à collecter, identifier les lacunes du process en cours (s’il existe) et fixer des objectifs.
Dans une démarche collaborative et collective, un audit parmi les collaborateurs peut aussi être envisagé de manière à leur demander de remonter leur ressenti, ce qu’ils auraient aimé voir au moment de leur recrutement, les aspects positifs et négatifs qu’ils ont pu analyser dans le cadre de leur expérience de candidat.
Tous les contenus peuvent être imaginés en matière d’onboarding : du document plus traditionnel aux vidéos et manuels, l’essentiel est d’élaborer la documentation utile en fonction des besoins spécifiques identifiés dans l’entreprise.
Concrètement, l’intégration réussie des nouveaux salariés pourra passer par des actions simples telles que :
En plus du travail « opérationnel » sur la définition et la mise en place d’une politique d’onboarding efficace, l’autre aspect essentiel du travail sera de mettre en place des programmes de formation adaptés selon le personnel concerné.
En effet, des gestionnaires RH aux managers opérationnels, tous ont un rôle à jouer dans un onboarding réussi et il est impératif qu’ils puissent comprendre le contenu et les résultats attendus d’une telle politique.
Une politique d’onboarding réussie ne peut pas, selon nous, être mise en œuvre sans mettre en place un système de feedback des salariés intégrés et des candidats non-retenus.
Que ce soit par le biais de formulaires par exemple ou de retours d’expérience sur des plateformes digitales, ce type de dispositif nécessite la mise en place d’un process de traitement efficace des retours déposés pour améliorer ensuite l'onboarding de manière continue.
En conclusion, l'onboarding en entreprise est un investissement essentiel pour la réussite à long terme. Une politique bien conçue peut réduire le turnover, accroître la productivité et améliorer la satisfaction des collaborateurs, outre le développement positif de la marque employeur.
Pour mettre en place une politique efficace, impliquez les ressources humaines, les managers et vos conseils juridiques, et assurez-vous de personnaliser le processus en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise.