Ce qu'il faut savoir sur le règlement intérieur

Le règlement intérieur est un document écrit, créé par l'employeur. Il fixe les règles de conduite dans l'entreprise en matière de santé, de sécurité et de discipline. Il définit aussi la nature et l'échelle des sanctions que peut prendre l'employeur.

Relativement standard, l’employeur a toutefois une latitude assez importante dans la rédaction de ce document, à l’exception de quelques modalités et contours définis par la loi ou par la jurisprudence.

Revenons sur les grands principes entourant le règlement intérieur.

Le règlement intérieur est-il obligatoire ?

La mise en place du règlement intérieur est obligatoire dans les entreprises ou établissements employant au moins 50 salariés (C. trav. art. L1311-2). Avant la loi Pacte du 22 mai 2019, l’effectif de référence était de 20 salariés.

A noter :  en cas d’absence de mise en place du règlement intérieur par une entreprise qui a atteint l’effectif requis, l’employeur ne pourra notifier aucune sanction disciplinaire à l’exception du licenciement qui, lui, est prévu dans le code du travail. (Cass. Soc. 23 mars 2017 n°15-23090)

Quelle est la durée d’atteinte de l’effectif requis ?

L'effectif de 50 salariés doit avoir été atteint pendant 12 mois consécutifs.

Cette règle signifie que lorsque l’effectif repasse sous la barre des 50 salariés pendant un temps, le délai de 12 mois reprend à zéro à compter du moment où il sera repassé à 50 salariés (C. trav. art. L1311-2). L’obligation de disposer d’un règlement intérieur s'applique à la fin d'un nouveau délai de 12 mois.

Exemple : Si le seuil de 50 salariés est atteint le 1er janvier 2021 et pendant les 12 mois consécutifs suivants, l'employeur devra établir un règlement intérieur pour le 1er janvier 2023 au plus tard.

Pour les entreprises de moins de 50 salariés, que se passe-t-il ? Bien que cela ne soit pas obligatoire, sa mise en place volontaire est toujours possible. Elle devra alors se faire dans les mêmes conditions que dans les entreprises d’au moins 50 salariés.

Et si l’entreprise appartient à une UES ? Lorsque plusieurs entreprises n’atteignent pas l’effectif minimum mais constituent une unité économique et sociale (UES) qui, elle, atteint l’effectif requis, alors les entreprises qui la composent doivent établir un règlement intérieur commun qui s’applique dans chacune d’elles (note ministérielle du 16 mai 1983).

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Comment mettre en place le règlement intérieur ?

L'employeur peut établir un règlement intérieur avec des dispositions communes à tout le personnel ou à tous les établissements si l’entreprise est constituée de plusieurs établissements. L’employeur peut aussi décider, si c’est nécessaire et justifié, de mettre en place des dispositions spécifiques à certaines catégories du personnel ou à certains établissements (C. trav. art. L1311-2).

Dans tous les cas, il doit respecter quatre étapes obligatoires.

Leur non-respect est puni d’une amende prévue pour les contraventions de 4ème classe, tout comme le défaut de mise en place du règlement intérieur. (C. trav. art. R. 1323-1)

A noter :  Il est parfois nécessaire de modifier le règlement intérieur, pour l’adapter aux évolutions de l’entreprise ou aux évolutions législatives, règlementaires ou conventionnelles. Dans ce cas, la procédure applicable à la modification du règlement intérieur est identique à celle prévue pour son élaboration (C. trav. art. L1321-4).

1. Consultation du comité social et économique

L'employeur doit obligatoirement consulter le comité social et économique (CSE) et lui soumettre le texte pour avis (C. trav. art. L1321-4 al. 1).

En pratique : La consultation du CSE n’est pas une condition de validité du document. L’absence de consultation suspend l’opposabilité du règlement intérieur aux salariés et qui, pendant cette période, ne peut servir de base à des sanctions disciplinaires. L'employeur, s’il réalise ensuite cette formalité, peut alors introduire effectivement le règlement intérieur. (Cass. Soc. 21 septembre 2022 n°21-10718)

Et s'il n'y a pas de CSE ? l'employeur rédige seul le règlement intérieur sous le contrôle de l'inspecteur du travail.

2. Transmission à l’inspection du travail

Une fois la consultation du CSE (s’il existe) réalisée, l'employeur communique le règlement intérieur, en 2 exemplaires, accompagné de l'avis du CSE, à l'inspecteur du travail (C. trav., art. L1321-4 al. 3). Ce dernier en contrôle la légalité et conclut à sa conformité ou à sa non-conformité. Il peut, dans certaines situations, transmettre des observations ou bien demander des ajustements à l’employeur.

L'inspecteur du travail notifie sa décision motivée à l'employeur ainsi qu’aux membres du CSE dans un délai de 2 mois à compter de la réception de la demande (C. trav., art L1322-1-1 et R1321-6).

De la même manière, le règlement intérieur fait partie des documents qui doivent être mis à la disposition de l’inspection du travail par l’employeur. À tout moment, l’inspection du travail peut contrôler le règlement et exiger le retrait ou la modification des clauses qu'elle juge contraires aux dispositions du code du travail (C. trav., art.L1322-1).

En pratique : l'employeur qui modifie le règlement intérieur sur injonction de l’inspection du travail n’a pas à consulter de nouveau les élus du personnel. (Cass. soc. 19 janvier 2022, n° 20-12196)

3. Dépôt au greffe du conseil de prud’hommes

L’employeur doit aussi déposer le règlement intérieur au greffe du conseil de prud’hommes du ressort de l’entreprise ou de l’établissement concerné (C. trav. art. R1321-2).

4. Publicité du règlement intérieur

L’employeur doit enfin porter le règlement intérieur à la connaissance des salariés par tout moyen (affichage, intranet, etc.). (C. trav. art., L1321-4 al. 3 et R1321-1). 

Entrée en vigueur du règlement intérieur

Le règlement intérieur indique la date à laquelle il entre en vigueur.

Cette date ne peut intervenir qu’un mois après l'accomplissement des formalités de dépôt et de diffusion (C. trav. art. L1321-4 al. 2).  

Contenu du règlement intérieur

Etabli par l’employeur selon l’effectif et l’activité, le règlement intérieur est propre à chaque entreprise.

Il doit tout de même être conforme aux dispositions des lois, règlements et conventions collectives applicables et ainsi comporter certaines clauses obligatoires (C. trav. art. L1321-1 et L1321-2) :

  • Les mesures d'application de la réglementation en matière de santé et de sécurité dans l'entreprise ou l'établissement (interdiction de fumer dans les locaux par exemple)
  • Les mesures relevant de la participation des salariés au rétablissement de conditions de travail protectrices de la santé et de la sécurité des salariés (port d'un masque en cas d'épidémie par exemple)
  • Les règles concernant la discipline (respect des horaires de travail par exemple) et la nature et l'échelle des sanctions que peut prendre l'employeur (durée de la mise à pied disciplinaire par exemple)
  • Les dispositions concernant le respect des procédures disciplinaires (convocation à entretien préalable par exemple) pour le salarié si l'employeur envisage une sanction
  • Les dispositions concernant les droits de la défense des salariés (assistance du salarié lors d'une procédure disciplinaire par exemple)
  • Les dispositions légales concernant l'interdiction, la prévention et la répression du harcèlement moral et sexuel, les agissements sexistes
  • Un rappel de l'existence du dispositif de protection des lanceurs d'alerte
  • Sa date d'entrée en vigueur

En matière de rédaction du règlement intérieur, le grand principe est celui selon lequel les restrictions que le document impose aux salariés doivent être justifiées par la nature de la tâche à accomplir et proportionnées au but recherché (C. trav. art. L1321-3 2°). A défaut, les clauses ne sont pas considérées comme étant valables et doivent être revues.

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Le règlement intérieur a-t-il une valeur contraignante ?

Oui, le règlement intérieur s'impose à tous les salariés de l'entreprise, qu'ils soient embauchés avant ou après son entrée en vigueur. Ceux qui ne respectent pas ses dispositions s'exposent aux procédures et sanctions disciplinaires qu’il prévoit.

Les stagiaires et apprentis sont également soumis aux dispositions du règlement intérieur de même que les travailleurs intérimaires et les intervenants d'entreprises extérieures pour les mesures concernant l'hygiène, la sécurité et la discipline générale.

Chartes, notes de service et règlement intérieur

Les notes de services sont des documents utilisés pour communiquer des informations officielles aux salariés, relatives à la vie dans l’entreprise.

Les chartes d’entreprise, quant à elles, permettent à l’employeur d’établir des règles de bonne conduite, en adéquation avec les valeurs de l’entreprise : charte informatique, charte télétravail, charte du bon conducteur, code de conduite, charte éthique, lanceurs d’alerte…

Les chartes et notes de service ne sont pas obligatoires et n’ont en principe aucune valeur juridique sauf si l’employeur prend des engagements supplémentaires vis-à-vis des salariés.

Elles peuvent néanmoins être assimilées à des adjonctions au règlement intérieur si leur contenu a un caractère général et permanent dans les matières qui relèvent du règlement intérieur. Elles peuvent également contenir des prescriptions dont le non-respect peut résulter en des sanctions disciplinaires.

Dans un tel cas et afin de les rendre opposables aux salariés, la procédure d’élaboration du document (charte ou note de service) doit être la même que celle de la mise en place du règlement intérieur (C. trav. art. L1321-5). Il s’agit d’une condition de validité des sanctions prises sur le fondement des notes de service ou des chartes.

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